Poikkeamislaki ja yhdistysten sääntömääräiset kokoukset

Eduskunta on hyväksynyt poikkeamislain, jonka tarkoituksena on turvata yhteisöjen päätöksenteon häiriöttömyys ja turvallisuus koronaepidemian aikana.
Lain nojalla yhdistysten vuosikokouksia voidaan siirtää tai järjestää etänä.
Poikkeamislaki on voimassa ajalla 1.5.-30.9.2020.

Poikkeamislain mukaan yhdistyksen sääntömääräinen kokous (kevät- tai vuosikokous) voidaan siirtää myöhemmäksi koronaepidemian takia. Kevään kokous tulisi kuitenkin pitää syyskuun loppuun mennessä.

Niiden yhdistysten, joiden tilikausi on päättynyt ajalla 30.11.2019-29.2.2020, tulisi tilinpäätös ja toimintakertomus laatia viimeistään 30.6.2020.
Poikkeus koskee vain sellaista tilinpäätöstä, jonka laatimisen määräaika on päättynyt tai päättyy epidemiasta johtuvien poikkeusolojen aikana.  

Sääntömääräistä kokousta lykätään, jollei järjestäminen ole mahdollista etäyhteyksin.

Käytännössä kokous tulee perua ja kutsua uudelleen koolle, koska yhdistyslaki ei tunne termiä lykkääminen.
Kokous kutsutaan koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti samoin menettelyin kuin alkuperäinen kokous.

Vaihtoehtona on kevätkokouksen asioiden siirtäminen syyskokouksen käsiteltäväksi.
Jos yhdistys on jo ehtinyt siirtää kevätkokousasiat syyskokoukseen, voidaan syyskokous pitää sääntöjen mukaisessa aikataulussa. 

Sääntömääräisen kokouksen pitäminen etäkokouksena.

Etäosallistuminen on aina vaihtoehtoinen, ei ainoa osallistumistapa.

Yhdistyksen kokouksella on oltava virallisesti aika ja paikka, johon jäsenet voivat tulla päätösvaltaa käyttämään.
Käytännössä paikan päällä voivat olla esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri.
Annetaan periaatteessa mahdollisuus osallistumiseen paikan päällä, mutta käytännössä sovitaan, että toteutetaan etänä turvallisuuteen vedoten.

Etäosallistuminen on mahdollista vain, jos se on mainittu yhdistyksen säännöissä. 

Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Poikkeamislakiin perustuva etäkokous on pidettävä 30.9. mennessä.
Vaihtoehtoinen osallistuminen vaikka postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen välityksellä.
Ei tarvitse olla tätä varten hyväksyttyä äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksen säännöissä. 

Hallitus voi päättää, että etäkokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Etäkokousten osalta huomioitavaa:

-        Tasavertainen mahdollisuus toteuttaa jäsenoikeuksia. Tästä syystä etäosallistuminen on vain vaihtoehtoinen osallistumistapa.

-        Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin  menettelyihin verrattavalla tavalla. 

-        Äänestyksiin on syytä varautua etukäteen.
         Vaalisalaisuuden takia voi olla toistaiseksi varminta lykätä henkilövalinnat myöhemmäksi. 

-        Jäseninä voi olla henkilöitä, joilla on haasteita digilaitteiden käyttöön liittyen. Voidaan käyttää digiavustajaa.

-        Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen  kokouksessa (joko paikan päällä tai digitaalisesti).

         Tästä on oltava maininta kokouskutsussa ja tietysti valtakirjat etukäteen toimitettuna.

Poikkeamislain mahdollistamat etäyhteys- ja asiamiesjärjestelyt valtakirjalla ovat voimassa vain syyskuun loppuun, sen jälkeen pidettävissä kokouksissa etäyhteysjärjestelyt ovat mahdollisia vain, jos yhdistyksen säännöt ne sallivat.