Tietosuojaseloste
päivitetty 13.11.2018
Lappilaiset Kylät ry
Ukkoherrantie 15 B 18
96100 Rovaniemi
YHDISTYKSEMME HENKILÖREKISTERIT:
JÄSENREKISTERI
ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä ja yhteydenpitoa, sekä jäsenmaksujen hoitoa varten.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Lakisääteinen velvoite; pidämme yhdistyslain mukaista luetteloa yhdistyksen jäsenistä ja liittymällä jäseneksi henkilö antaa suostumuksensa tietojen lisäämisestä rekisteriin.
HALLITUKSEN JÄSENTEN YHTEYSTIETOREKISTERI
Hallituksen jäsenten yhteystietorekisteriä ylläpidetään yhdistyksen toiminnan hoitoa varten
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Suostumus;
Hallituksen jäsen antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön, ottaessaan vastaan hallituspaikan.
YHTEYSTIETOREKISTERI
Lappilaiset Kylät ry:n tehtävänä on kyläyhdistysten kehittäminen ja edunvalvonta sekä kylätoiminnan kehittäminen maakunnassa.
Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen kyläyhdistyksille ja muille yhteistyökumppaneille.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Suostumus;
Kerätään oman toiminnan yhteydessä osallistujalistalla, jossa henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn, sekä nettisivuilla olevalla yhteystietojen päivityslomakkeella, jonka yhteydessä tietosuojalomake on nähtävillä.
Kyläyhdistysten tietoja voidaan saada myös kuntien kylärekistereistä, joita käytetään yleisesti kylätoiminnan kehittämiseen.
Muiden organisaatioiden ja mm. kuntien yhteystietoja voidaan kerätä esim. nettisivuilta.
SÄHKÖPOSTILISTAT
Lappilaiset Kylät ry:n tehtävänä on kyläyhdistysten toiminnan kehittäminen ja edunvalvonta.
Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen kyläyhdistyksille ja muille yhteistyökumppaneille. Lisäksi välitetään muiden toimijoiden viestiä eteenpäin kylille.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Suostumus;
Kerätään oman toiminnan yhteydessä osallistujalistalla, jossa henkilö antaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn, sekä nettisivuilla olevalla yhteystietojen päivityslomakkeella, jonka yhteydessä tietosuojalomake on nähtävillä.
Aikaisemmin kerättyjen tietojen suostumuksia päivitetään.
OSALLISTUJALISTAT
Yhdistys järjestää vuosittain erilaisia tapahtumia ja koulutuksia mm. kylätoimintapäivät.
Niitä varten kerätään osallistujalistoja, joihin kerätään tapauskohtaisesti erilaista tietoa.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Suostumus
Tapahtumien ilmoittautumislomakkeissa on kohta jossa osallistuja antaa suostumuksensa.
Tarpeettomat tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.
KYLÄTALOREKISTERIT YHDISTYKSEN NETTISIVUILLA
www.lappilaisetkylat.fi sivuille kerätään tietoa esim. lapin alueen kylätaloista ja vanhoista kyläkoululuista.
Kylätalojen vuokraamisen ja hyödyntämisen edistämiseksi. Tiedoissa näkyy yhteyshenkilön yhteystiedot.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset: Suostumus;
tiedot kerätään nettisivuilla olevalla lomakkeella, jossa kysytään suostumus yhteystietojen näyttämiseen nettisivuilla.
HENKILÖREKISTERIT SISÄLTÄVÄ SEURAAVAT HENKILÖTIEDOT:
Jäsenrekisteri; Jäsenen nimi, kotipaikka, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Hallituksen jäsenten yhteystiedot; jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot.
Yhteystietorekisteri; Yhdistyksen/organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Sähköpostilista; Yhdistyksen/organisaation nimi, tarvittaessa yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite
Osallistujalistat: Nimi, osoite ja tapauskohtaisesti tarvittavat tiedot.
Kylätalorekisterit; Talon ylläpitäjä, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollisesti kylän www-sivun osoite.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille (hallituksen päätös 4/2011 §57)
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS
Jäsenrekisterin henkilötiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.
Hallituksen jäsenen tiedot poistetaan hänen jättäessään tehtävät hallituksessa.
Yhteystietorekisterien ja sähköpostilistojen tiedot säilytetään niin kauan, kuin Lappilaiset Kylät ry:n ja kyseisen yhdistyksen yhteistyö sitä vaatii. Vanhentuneet tiedot poistetaan heti.
Kylätalorekisterin tiedot säilytetään tarpeen mukaan. Yhdistyksen velvollisuus on päivittää ajantasaiset tiedot Lappilaiset Kylät ry:lle.
TIETOSUOJASUUNNITELMA:
Yhdistyksessä tietoja käsittele työhönsä liittyen kyläasiamies. Hän vastaa rekisterien ajantasaisuudesta, päivittämällä yhteystietoja työnsä ohella. Yhteystietojen oikeellisuudesta on vastuussa myös kyläyhdistykset, joiden tehtävä on ilmoittaa tietojen muutoksista.
Sähköiset rekisterit on suojattu tietokoneen salasanalla ja manuaaliset rekisterit säilytetään lukitussa kaapissa.
Yhdistyksen työhuone sijaitsee 4H tiloissa ja ovi on lukittuna työajan ulkopuolella.
REKISTERIN KÄYTTÄJÄN VELVOLLISUUDET:
Rekisterin käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus. Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja.
Lappilaiset Kylät ry ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista välittömästi henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET:
Oikeus nähdä omat tiedot,
vaatia virheellisten tietojen oikaisua
peruuttaa suostumuksensa tai
vaatia omien tietojensa poistamista,
vaatia henkilötietojensa käytön rajoittamista.
Nämä toimenpiteet suoritetaan, ottamalla yhteyttä Lappilaiset Kylät ry:n kyläasiamieheen joko puhelimella tai sähköpostilla.
OIKEUS TULLA UNOHEDETUKSI:
Kullakin on oikeus halutessaan pyytää poistamaan kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristä, ottamalla yhteyttä kyläasiamieheen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
|
